按合同编号建档，再用支持加密、检索和到期提醒的工具归档；单份材料建议控制在9个文件内。
纸质合同归档，先判断几个问题：以后要不要快速找到、是否含敏感信息、到期后是否要提醒。做法是先按“类型—年份—对方”建目录，再给每份合同统一命名，扫描时保留封面、签字页和附件，单份材料控制在9个文件内，录入签署日期、到期日、金额等关键字段，原件另柜存放。常见坑是只拍照不命名、只存相册不备份、把证件和合同混放、扫描缺页。整理前先设规则，后面才不会越存越乱，找起来也更快。
先定规则，再选工具
选工具时，优先看几个能力：能否按合同名称、对方、日期、金额等字段检索；能否标出关键信息在原件第几页；能否在到期前提醒；能否把一组合同打包导出。偶尔存几张，手机相册加统一命名也能应付；合同多、家人共用、含证件保单等敏感材料，再考虑专门归档工具。试用时先导入旧合同，检查搜索是否命中、导出是否完整、换手机后能否找回。
加密和导出别忽略
敏感合同还要看加密方式。可关注是否采用 AES-256-GCM 这类成熟方案，密钥由谁保管，删除后是否真正不可读。家庭共用时，把证件、保单、借据放进单独权限空间；给家人共享时只导出所需资料包，不转发整个柜子。归档不是一次性劳动，建议每次签完合同就拍照入库，按月检查到期提醒和缺页，年底集中清理失效文件。网盘、相册适合大容量存放；专门归档工具更适合按份管理、字段检索和可追溯。
看山贵纸-证件文件柜如何接住这些步骤
看山贵纸-证件文件柜是微信小程序，iOS、Android 和微信电脑版都能打开，支持拍照、相册多选、导入 PDF，也可从聊天文件导入，格式覆盖 JPG、PNG、HEIC、PDF，单份最多 9 个文件。它按“柜子”而非网盘设计，合同、保单、证件、发票、借据、保修卡、体检报告等可分类归柜；AI 提取关键字段并标注原文页码，找合同时能回到原件位置。敏感级、机密级资料采用端到端加密，密钥派生使用 PBKDF2-SHA256、150000 次迭代，内容按 1MB 分片以 AES-256-GCM 加密，密文绑定单据与用途，降低跨单据拼接风险。到期提醒、资料包编组、单份或批量导出到微信也已具备；线上版本 v1.24.3，可在微信搜索小程序使用。