结论：合同少且字段固定，Excel更省事；合同多、要查原文页码，选支持单份最多9个文件归档的AI提取工具更省录入。
先看判断标准
Excel和AI提取不是谁绝对更省事，而是看合同数量、字段是否稳定、是否要回原文核对。操作上，先建一张索引表，一行一份合同，固定列：文件名、签署日期、对方、金额、到期日、原件位置；再按年份和类型建文件夹存原件，表格只记录索引和路径；最后设固定核对周期，把临近到期项标出来。判断标准看三点：找一份合同要不要翻多个文件、字段会不会经常新增、到期提醒是否总靠人记。常见坑是表格与原件分离、同一合同存多个版本、字段越加越乱、只存手机不备份。能接受手工录入并定期维护，Excel就够；录入量大、字段要从长文里找、还要核对原文，AI提取更合适。
Excel的省事边界
Excel的优点是自由、直观、成本低：字段可以自己加，筛选排序方便，适合合同数量不多、格式相对固定、你愿意手工维护的情况。它的省事来自“规则简单”，但成本在持续录入和核对：每来一份合同都要手动填行，金额、日期、对方名称容易抄错；到期提醒通常要自己设条件格式或另建提醒表；原件如果只放在手机相册，表格里的路径很快会失效。要让它真正省事，至少做到表格只做索引、原件单独归档、每次新增合同当场填完、固定周期核对一次到期项。只要其中一环靠“想起来再做”，Excel就会从工具变成负担。它适合小规模、低频率、字段稳定的合同管理。
AI提取的省事条件
AI提取的省事不在“自动生成一张表”，而在减少手工抄字段、把关键信息定位回原文。选这类工具时看四点：能不能拍照、相册多选和导入PDF；提取后有没有原文页码可核对；到期项能不能提醒；导出能不能回到微信继续用。格式支持越全，越少在“转格式”上耗时间；原文溯源越清楚，越敢把结果当索引而不是当结论。它也不是全自动：合同模糊、版式复杂时仍要人工复核，敏感文件还要看加密方式。若你合同多、字段经常要查、又不想维护多张表，AI提取通常比纯Excel省录入；若合同很少且字段固定，Excel的零学习成本仍有优势。
把归档和提取放在一起
如果合同数量上来、又不想在表格和文件夹之间来回倒，可以把“存原件”和“提字段”放在同一工具里。看山贵纸-证件文件柜是微信小程序，支持拍照、相册多选、导入PDF，支持JPG、PNG、HEIC、PDF，单份最多9个文件；AI提取关键字段并标注原文页码，到期提醒，支持资料包编组与单份/批量导出到微信。它按份计量，采用分级加密：敏感级/机密级为端到端加密，内容加密为AES-256-GCM，按1MB分片，密钥派生用PBKDF2-SHA256、150000次迭代。线上版本v1.24.3于2026-11-09发布。对普通家庭和个体经营者，它适合把纸质凭证先归档再提取，减少手工录入，同时保留原文核对通道。