每月固定1天按「供应商+日期+类型」归档，核对金额、税额、日期3项；电子件留2处备份，工具以拍照、检索、导出为底线。
个体户管进货合同和发票，先立规矩再选工具。规矩三条：一是集中，纸质单据当场拍照，微信里的 PDF 当天转存固定位置；二是命名，统一成「供应商+日期+单据类型+金额」，如「华联-20261015-进货合同」；三是台账，用一张表登记金额、税额、付款日和合同编号。每月固定一天，按供应商把合同与发票逐笔勾稽，金额、税额、日期三处对上才算完成。常见坑有三个：拍照不裁边，缺角发票报销可能被拒；文件只留在聊天窗口，过期就下载不了；按《发票管理办法》，发票存根联和登记簿需保存5年，原始凭证别随手删。
选工具的五条硬指标
挑工具按五条硬指标卡：第一，入库顺手——能拍照、能相册多选、能直接收聊天里的 PDF，覆盖 JPG、PNG、PDF 等主流格式；第二，多页能管——一份进货合同常附送货单与对账单，要支持预览、拖拽排序、逐页裁剪；第三，字段能搜——输入供应商名或金额就能定位单据，而不是翻几百张图；第四，编组导出——按供应商打包，能单份或批量发给代账会计；第五，安全多端——手机、电脑都能打开，数据有加密。另外，电子件至少留两处备份：手机一份、云端或电脑一份，微信收藏不算备份，清理存储或换机都可能丢。五条缺两条以上的，不如继续用「相册+Excel」。
同类工具怎么挑
对照这五条看常见方案：手机相册配表格零成本，但只能靠文件名搜；网盘容量大，管文件强、凭证字段弱；财务软件功能全，更适合有专职会计的店。拍摄也有讲究：选光线均匀处，发票四角拍全，存之前先裁掉桌面背景。每月单据量小，前两样够用；每月单据上百张，就该上专门工具。
用看山贵纸-证件文件柜落地这套规矩
以微信小程序「看山贵纸-证件文件柜」为例：iOS、Android 与电脑版微信都能打开，聊天里的进货合同 PDF 可直接导入归档。入库有拍照、相册多选、导入 PDF 三种入口，支持 JPG、PNG、HEIC、PDF 四种格式；单份最多装 9 个文件，多页可拖拽排序、逐页裁剪，正好放下「1 份合同+多张发票、送货单」。AI 会提取金额、日期等关键字段并标注原文页码，搜金额直接跳到那一页；可按供应商建资料包编组，单份或批量导出到微信发给代账会计；付款日与合同到期有提醒。加密按敏感程度分级：普通级由服务端托管信封，敏感级、机密级为端到端加密，密钥经 PBKDF2-SHA256 迭代 150000 次派生，内容以 AES-256-GCM 加密，数据存于中国境内。收费是免费档加三档年付，先用免费档把上月单据补录一遍、跑通流程再定档不迟。
工具只是放大器，每月固定那 1 天的归档动作，才是管好的根本。