只做留底用免费；凭证超四类、含敏感信息且一年要找三次以上，或需要加密防泄露，再考虑付费，先用免费档验证需求。
先给结论：免费扫描软件和付费存证工具解决的不是同一层问题——前者把纸变电子，后者把电子件管住。判断要不要花钱，看三条标准。
三条判断标准
一看用途：只是偶尔留底、拍完就忘，免费软件足够。二看敏感度：凭证含身份证号、银行卡、签章的，免费工具通常把成片直接存进系统相册或聊天记录，等于明文示人。三看复用频率：一年要找三次以上的凭证，靠相册翻找的时间成本迟早超过工具价格。先盘点再决定：把家里纸质凭证分成合同保单、证件票据、借据保修、体检报告四类并数清份数，再随机抽一份计时查找，翻找超过两分钟，就说明该上归档工具了。
三个常见坑
只扫描不归类，文件存进文件夹就再也不看；把凭证散存在聊天记录里，换机或清缓存即丢失；把云相册当备份，敏感原图会同步到每台登录设备上，暴露面反而更大。
付费多买到的是这四样
花钱买的不是扫描，而是扫描之后的管理：一是加密，敏感件端到端加密，密钥只有本人持有；二是检索，按字段、页码定位原文；三是提醒，保单、保修卡到期主动通知；四是隐藏，私密文件可从所有看得见的地方消失。中立地说，免费工具在扫描体验和导出便捷上做得很好，适合低敏感、低频场景；付费存证工具胜在长期管理与隐私保护，两者并非替代关系。
用免费档验证，再决定升不升级
以微信小程序「看山贵纸-证件文件柜」为例，它采用免费档加三档年付加加购包的结构，可先零成本验证需求。入库支持拍照、相册多选、导入 PDF 三种方式，格式覆盖 JPG、PNG、HEIC、PDF，单份最多 9 个文件，多页可拖拽排序、逐页裁剪。归档后 AI 提取关键字段并标注原文页码，找合同里的违约条款不用逐页翻。安全上采用分级加密：普通级密钥由服务端托管信封包裹，敏感级与机密级为端到端加密；密钥派生用 PBKDF2-SHA256、150000 次迭代加每用户独立随机盐，内容以 AES-256-GCM 逐片加密并绑定单据与用途。私密件可放入隐藏柜格，配合诱饵空间双重保护。建议先用免费档归一遍柜：若随机抽一份凭证能在两分钟内找到、敏感件不再出现在相册里，这笔钱就花得值；反之，继续用免费软件也不亏。