先按证件、合同保单、票据保修、健康资料分堆，再按“留原件、留影像、不留”三类判断，一份一档并记录原件位置。
先别按纸张大小分，先按“以后何时会用到”分：证件、合同保单、票据保修、健康资料四堆，过期和重复的单放一堆。操作上，清空一张桌子，备四个文件夹和一支笔，逐张判断“留、扫、弃”：原件必留的入夹，常用但不必留原件的拍照或扫描，重复、过期、无印章的碎掉。每份只归一个主类，文件名统一为“类型-日期-对象”，右上角写到期日。常见坑是边整理边回忆、按房间分散存放、只拍照不记原件位置；先完成一轮粗分，再补细节。
先定范围：一次只动一类纸
把散落在客厅、卧室、书房的纸集中到一张桌子，先完成第一轮粗分，不追求一次到位。分出四堆：证件、合同保单、票据保修、健康资料；过期、重复、无印章的另放“待弃”。每份只留一个主类，避免同一份合同既在“房产”又在“保险”。右上角写到期日或续费日，能设手机提醒的当场设好。第一轮的目标是“每张纸都有去处”，不是“每张纸都扫描完”。
再定标准：留原件、留影像、还是不留
判断标准只有三条：以后办事是否要原件；丢失后能否补办；补办成本是否高于保存成本。要原件且难补办的，进文件夹；常用但不必留原件的，拍照或扫描后按“类型-日期-对象”命名；重复、过期、无印章的，碎掉。扫描件按同一命名规则放一个总目录，并在文件名里写清原件在第几个文件夹。常见坑是只扫不记位置，之后又翻箱倒柜。
最后做索引：让“找得到”可验证
整理完做一张一页索引：类别、文件名称、日期、到期日、原件位置。索引按四类分组，每类不超过一页；超过就说明还没精选。每季度核对到期日，把临近到期的移到“常用”夹。这样即使不用任何工具，也能按索引定位一份常用凭证，按季度完成复查。
工具如何接住“索引之后”的活
当纸量继续增加，手工索引会遇到两个瓶颈：字段要重复抄、到期提醒容易漏。看山贵纸-证件文件柜把拍照、相册多选、导入 PDF 三类入口收进微信小程序，归档时按“柜格”组织，一份凭证对应一个位置；AI 提取关键字段并标注原文页码，到期提醒和资料包编组可一起管理，单份或批量导出到微信。安全上采用分级加密：普通级密钥由服务端托管信封包裹，敏感级/机密级为端到端加密；密钥派生用 PBKDF2-SHA256、150000 次迭代，内容加密用 AES-256-GCM，逐片独立随机向量与校验标签。线上版本 v1.24.3 于 2026-11-09 发布，可在微信内搜索使用；iOS、Android 微信内和电脑版微信（Windows / macOS）均可打开。它适合把“索引之后”的查找、提醒和取件固定成流程；原件仍按上面的四类文件夹保存，二者不冲突。