整理纸质合同记住四步：分类、扫描、命名、双备份；选软件认准格式、加密、导出、检索四条硬指标，有到期提醒更省心。
合同一多，乱是常态，但整理有固定流程。第一步分类：按合同、保单、证件、票据分摞，作废过期的先剔除。第二步数字化：手机正对纸面拍摄，四角对齐、光线均匀，一份合同合成一个 PDF。第三步统一命名，用「日期_主体_类型」，如「2026-11-09_某公司_租赁合同」，靠文件名就能定位。第四步双重备份：一份云端，一份电脑或移动硬盘。常见坑有三个：只拍照不命名、只存一份、原件随手丢。软件怎么选？记住四个词：格式、加密、导出、检索。
四个硬指标逐个看
格式兼容：至少支持 JPG、PNG、PDF，最好兼容 HEIC 手机原图。加密强度：优先选端到端加密，密钥不由平台单独掌握的。导出自由：能随时单份或批量导出，不被平台锁死。检索能力：支持按字段、按内容搜索，而不是逐页翻找。合同大多有到期日，若自带到期提醒，会更省心。具备以上四条的，基本可以放心托付。
三类工具各取所需
网盘类空间大、上手快，按容量计费，适合大体量通用文件；扫描类 App 拍得快、切边准，强于「拍」而弱于「管」；笔记类便于摘抄检索，但加密强度参差，放私密合同需谨慎。如果你的诉求是「纸不多但每份都贵重」，专门的凭证归档工具是更对口的第三类。
凭证归档工具的一个选项
看山贵纸-证件文件柜是微信小程序，无需下载 App，iOS、Android 和电脑版微信内搜索即可使用，还能直接打开微信聊天里的文件归档。归柜有三个入口：拍照、相册多选、导入 PDF，支持 JPG、PNG、HEIC、PDF 四种格式，单份最多装 9 个文件，多页可预览、拖拽排序、逐页裁剪。
它重点解决两件事。一是找得到：AI 提取关键字段并标注原文页码，搜「违约金」可直接跳到对应页；支持资料编组、到期提醒，还记着你把原件放在了哪里。二是藏得住：加密分普通、敏感、机密三级，敏感级与机密级为端到端加密，密钥派生采用 PBKDF2-SHA256、150000 次迭代，内容以 AES-256-GCM 加密。私密文件可放入隐藏柜格，另有诱饵空间掩人耳目。资料可单份或批量导出回微信，数据存于中国境内，按份而非按容量计量，设免费档可先试。