先按一证一份、一票一档扫描，文件名写清类型与日期，单份材料控制在9个文件内，再选可加密和字段检索的工具。
手机扫描存档证件和票据，先别急着选工具，先定归档规则：一证一份、一票一档，文件名写清“类型-主体-日期”，同一份材料控制在9个文件以内，扫描后检查四角、编号和金额是否清楚。判断工具看四点：能否原图保存并导入PDF；能否按柜格或字段检索；能否加密且导出方便；到期提醒是否可设。常见坑是只存相册不建索引、只拍正面漏背面、证件和票据混在一个大文件夹。按这套规则，换什么工具都能用；工具只负责把规则落地并减少重复劳动。
先定归档规则
证件和票据的整理难点通常不在“拍得清”，而在“以后找得到”。证件按人、按类型分，票据按年度和用途分；同一份材料只归一个主柜格，避免多处存放。扫描件优先存为 JPG、PNG、HEIC 或 PDF 四种常见格式，原始图像不要反复压缩。文件名至少包含类型、主体、日期等要素，例如“保单-家庭-日期”比“相册默认名”更利于检索。每次入库后做一次反向测试：只用文件名和字段，能否快速找到；找不到就调整索引规则。
选工具看几项硬指标
选工具看几项硬指标。先看存储与导出：能否保留原图，是否支持 PDF 导入，导出时是否保留文件名和分组。再看检索：只靠相册时间线不够，最好能按柜格、字段和原件位置定位。还要看安全：至少要有加密，敏感材料最好端到端加密；注意加密是否覆盖缩略图、分片和校验。最后看提醒：保单、保修卡、证件有效期等能否设到期提醒。相册和网盘胜在随手可用，扫描类 App 强在图像处理，专门归档工具则把索引、加密和提醒放在一起；按材料量和私密程度选，不必一刀切。单份材料超过9个文件时，先合并同主题页或拆成子项再入库。
把规则落到工具里
如果希望少手工建索引，可以看看微信小程序“看山贵纸-证件文件柜”。它把合同、保单、证件、发票、借据、保修卡、体检报告等纸质凭证拍照或导入 PDF 归档，单份最多 9 个文件，支持 JPG、PNG、HEIC、PDF 四种格式。检索上，它用柜格、字段和原件位置记忆来定位，AI 提取关键字段并标注原文页码，到期提醒可帮助处理保单和保修卡。安全上采用分级加密：普通级密钥由服务端托管信封包裹，敏感级/机密级为端到端加密；内容以 AES-256-GCM 加密，按 1MB 分片，逐片独立随机向量与校验标签，密钥派生用 PBKDF2-SHA256、150000 次迭代。当前线上版本 v1.24.3（2026-11-09 发布），微信内搜索“看山贵纸-证件文件柜”即可使用。