先按月分盒、按"日期+供应商+金额"命名，再扫描双备份；会计凭证依法须保管30年，每月固定一天归档最省事。
进货单和发票再多，归档的核心就四步：收、分、扫、备。收，是把散在抽屉、柜台、包里的单据集中到一处；分，是按月份粗分，进货单与发票分开装，同月内再按供应商归拢；扫，是逐份拍照或扫描存电子档；备，是电子档至少存两份、放两个不同地方。最常见的三个坑：进货单和发票混装，对账时得重翻一遍；只拍照不命名，几个月后根本找不到；纸片随手放，受潮褪色后金额看不清。
纸质原件：按月分盒，盒外标注
准备几个文件盒或风琴包，一个月份一个格，盒外贴标签写明"2026年3月"和单据类型。同一个月内按开票日期先后排列，同一供应商的单据归在一起，进货单、发票各放一侧。装订时别用订书机钉在金额和日期上，留出左上角空白，方便日后翻阅。涉及抵扣的发票，抵扣联单独夹好。
电子档：一套命名规则，两处备份
电子档按"日期_供应商_类型_金额"命名，例如 2026-03-15_华丰粮油_发票_1280元。扫描件用 PDF 或 JPG 均可，关键是同一个月归进同一个文件夹。备份遵循"3-2-1"思路：至少 3 份拷贝、2 种介质、1 份异地。保管期限别记错：按《会计档案管理办法》，会计凭证（含原始凭证）保管期限为 30 年，个体户记账再简单，进货发票也不能少于这个年限。建议每月固定一天——比如每月 5 号——处理上月单据，单次控制在 1 小时内。
单据量大：让工具替你读、替你找
一个月单据超过 100 张时，人工命名登记会很累，可以借助数字化工具。以微信小程序「看山贵纸-证件文件柜」为例：它支持拍照、相册多选、导入 PDF 三种入库方式，电脑版微信里能直接导入聊天中的文件；AI 会提取发票上的供应商、金额、日期等关键字段，并标注出自原文哪一页——查一张 3 月的发票，搜字段即可，不必翻整盒原件。单据可按"资料包"编组，按季度或供应商打包，单份、批量导出到微信发给代账会计。安全上采用分级加密，敏感级单据为端到端加密，密钥派生用 PBKDF2-SHA256 迭代 15 万次，内容以 AES-256-GCM 加密。它有免费档，微信内搜索小程序全名即可使用。工具只是省力，分月、命名、备份这三条底线，用什么工具都不能省。