分三类：房产证、借条等必须留纸质原件并异地备份，说明书、账单只存电子版即可；扫描按300dpi彩色，存3份、2种介质、1份异地。
判断一份纸质文件该留原件还是只存电子版，标准只有一条：今后办事是否需要出示原件。按这条标准分三类：第一类必须留纸质——房产证、不动产权证、户口本、护照、身份证、借条欠条、需核对原件的合同和保修卡，这些场景里扫描件不具备同等效力；第二类只留电子版即可——说明书、缴费通知、已电子化的发票；第三类暂时拿不准的，双轨保存一年再决断。操作时避开四个坑：扫描分辨率低于300dpi、漏扫骑缝章和背面、只存一份、原件随手乱放。原件建议装入防水防火袋固定放置，并另备一份异地存放。
三步完成「留与不留」的整理
第一步筛：按三类把家中凭证分堆，核心必留件其实有限，通常二三十份以内。 第二步扫：必留原件也要电子化，300dpi以上、彩色、正反面齐全，骑缝章、签名页、背面一个不漏，文件名按「年份-类别-事项」统一命名。 第三步存：原件进防水防火袋，放固定抽屉或保险柜；电子版按档案管理通行的3-2-1原则执行——至少3份副本、2种不同存储介质、1份放在异地，本地硬盘每季度同步一次。
电子版怎么存才稳妥
手机相册和普通网盘都能装下扫描件，但私密凭证有三个高频事故点：手机丢失、账号停用、忘记密码。因此电子版至少要有一份加密存放，并定期导出到本地电脑。另外凭证会过期——保单续保、证件换发、借据还款日，最好有到期提醒兜底，避免「想到时已经过期」。
需要加密归档时，可用这类工具
想让电子版存得住、找得到，可以借助微信小程序「看山贵纸-证件文件柜」：合同、保单、证件、发票、借据、保修卡、体检报告，拍照、相册多选或导入PDF均可，在设备端加密后再上传云端。加密采用AES-256-GCM逐片独立向量，密钥由PBKDF2-SHA256经150000次迭代派生；普通级由服务端托管，敏感级与机密级为端到端加密，私密文件还能藏进隐藏柜格。它按「柜子」而非「网盘」设计，只收贵重纸张、按份计量——正好帮你完成筛选这一步。AI提取关键字段并标注原文页码，想找纸质原件时一查即可定位回那个纸袋；资料支持编组，办事需复印件时可单份或批量导出到微信直接发送。iOS、Android与电脑版微信均可使用，电脑版还能直接导入聊天中的PDF文件。