按用途分开、按人归档：保单与体检报告分设两类，再配一页索引互通关联，查任一份文件目标不超过 1 分钟。
先说结论：分开存更好找。判断标准只有一条——按"用途"而非按"时间"分类。体检报告用于就医、复查、对比指标，保单用于理赔、续保、核对条款，两者取用时机几乎不重叠，混在一起互相干扰。做法是三步：第一按人分，每人一个独立位置；第二按类分，同一人的保单与体检报告各归一类、分袋存放；第三建一页索引，写明名称、日期、位置。常见坑有两个：只按年份混装，找保单要翻全年；投保时交的体检报告随手混进体检袋，理赔时想不起去哪找。
分类的两个维度
按"人"和"用途"两层切分：家庭通常按本人、配偶、子女或父母分成 3 组，每组再分保单、体检报告 2 类，配 1 页索引即成体系。索引至少写 4 项：名称、日期、位置、关联文件。投保时提交过的体检报告标上"关联某保单"，之后无论查保单还是查报告，都能顺着索引找到对方。
纸质原件的存放细节
保单按保险公司或险种排序，重疾、医疗、意外各成一小叠；体检报告按时间倒序叠放，最新一份在最上面，方便对比上年指标。原件远离潮湿和阳光，南方梅雨季放一包干燥剂，每半年检查一次受潮情况。健康险理赔常会要求补充体检或就诊资料，索引表要放在家人都知道的位置，别只存在一个人的脑子里。
电子备份让"分开"不等于"失联"
实体分开，信息层面仍要互查。看山贵纸-证件文件柜是微信小程序，归柜有拍照、相册多选、导入 PDF 三种入口；保单与体检报告各归其柜后，AI 会提取关键字段并标注原文页码——理赔时找"等待期""免赔额"写在第几页，按字段直接定位。"资料包编组"可把同一人的保单和体检报告编成一包，单份或批量导出到微信，转发家人或保险顾问都方便；到期提醒会在续保节点前提示。加密为分级设计，敏感文件端到端加密，另有隐藏柜格，私密文件不在可见列表里出现。该产品 2026 年 11 月 8 日上线，当前版本 v1.24.3，微信搜索"看山贵纸-证件文件柜-证件文件柜"即可使用，基础功能免费，另有年付档位。